Việc xin giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài không chỉ cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ mà còn phải đáp ứng đúng các điều kiện về thời hạn, vị trí công việc và hình thức làm việc. Dưới đây là 5 lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần biết khi thực hiện thủ tục theo quy định mới.

1. Lưu ý quy định “ít nhất 05 ngày” khi tuyển dụng lao động Việt Nam

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý khi thực hiện Mẫu số 03 – Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động.

Đối với trường hợp thuộc điểm a, i và m khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến tuyển người nước ngoài.

Nội dung tuyển dụng cần thể hiện các thông tin cơ bản như vị trí công việc, hình thức làm việc, địa điểm, thời hạn làm việc và yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ thuật (nếu có).

Nếu không tuyển được người lao động Việt Nam phù hợp, doanh nghiệp thực hiện hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động và xác nhận nội dung này trong Mẫu số 03. 

2. Kiểm tra kỹ thời hạn của các loại giấy tờ

Một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ phải bổ sung là giấy tờ không đáp ứng yêu cầu về thời hạn.

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phiếu lý lịch tư pháp: phải được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp thực hiện liên thông thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp và giấy phép lao động.
• Giấy khám sức khỏe: Nên ưu tiên khám trong nước ,Còn giấy do cơ sở y tế nước ngoài cấp chỉ được sử dụng trong trường hợp đáp ứng điều kiện về điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau ( không ưu tiên ); thời hạn sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
• Mẫu khám sức khoẻ mới  nhất áp dụng theo mẫu tại Thông tư 25/2026/TT-BYT được áp dụng kể từ ngày 01/07/2026
• Hộ chiếu: phải còn thời hạn theo quy định.

👉 Vì vậy, nên kiểm tra thời hạn của từng giấy tờ trước khi nộp hồ sơ, thay vì chuẩn bị quá sớm rồi để giấy tờ hết hạn.

3. Chú ý quy cách ảnh và thông tin cá nhân

Ảnh là một thành phần nhỏ nhưng vẫn phải đáp ứng đúng yêu cầu trong hồ sơ.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động cần chuẩn bị 02 ảnh màu kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên kiểm tra sự thống nhất của các thông tin cá nhân như:

• Họ và tên;
• Ngày tháng năm sinh;
• Quốc tịch;
• Số hộ chiếu;
• Thời hạn hộ chiếu.

Đặc biệt, họ tên trong hồ sơ cần được kê khai thống nhất với hộ chiếu và các giấy tờ liên quan.

4. Giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa và dịch thuật đúng quy định

Các giấy tờ trong hồ sơ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật.

Sau khi hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

Đối với bản sao giấy tờ, bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi thực hiện việc dịch và chứng thực theo quy định.

👉 Đây là bước doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ, đặc biệt đối với bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm và các giấy tờ chứng minh vị trí công việc

5. Kiểm tra điều kiện kinh nghiệm theo từng vị trí

Không phải người lao động nước ngoài nào cũng áp dụng cùng một tiêu chuẩn về bằng cấp và kinh nghiệm. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định riêng đối với từng vị trí:

Giám đốc điều hành

Trường hợp là người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải có ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.

Chuyên gia

Thông thường cần bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp.

Đối với chuyên gia làm việc trong một số lĩnh vực như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội, có thể áp dụng điều kiện bằng đại học trở lên và ít nhất 01 năm kinh nghiệm phù hợp.

Lao động kỹ thuật

Có thể đáp ứng một trong hai điều kiện:

• Được đào tạo ít nhất 01 năm và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp;
• Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.

💡 Lưu ý: Theo khoản 1 Điều 152 Bộ luật Lao động, điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tuyển dụng lao động nước ngoài là vị trí công việc chưa đáp ứng được bởi người lao động Việt Nam theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh.

Chính vì vậy, dù quy định pháp luật chỉ yêu cầu tối thiểu 02–03 năm kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể ưu tiên những nhân sự nước ngoài có nhiều năm kinh nghiệm hơn (như 5–7 năm), cùng trình độ và tay nghề cao. Điều này vừa đảm bảo tinh thần ưu tiên nguồn lao động Việt Nam, vừa giúp doanh nghiệp thu hút nguồn nhân lực nước ngoài chất lượng tốt.

Chủ động thời gian để tránh ảnh hưởng kế hoạch làm việc

Ngoài 5 lưu ý trên, doanh nghiệp cũng cần chú ý thời điểm nộp hồ sơ.

Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ cấp giấy phép lao động được nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc.

Sau khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền có 10 ngày làm việc để xem xét và cấp giấy phép lao động.

Có thể nộp hồ sơ trực tuyến

Nghị định 219/2025/NĐ-CP cho phép người sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Đặc biệt, trong trường hợp được người lao động nước ngoài ủy quyền, hồ sơ xin giấy phép lao động có thể được thực hiện kèm thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo cơ chế liên thông.

Kết luận

Việc chuẩn bị giấy phép lao động cho người nước ngoài sẽ thuận lợi hơn nếu doanh nghiệp kiểm tra trước các yêu cầu về thời hạn giấy tờ, hợp pháp hóa lãnh sự, thông báo tuyển dụng, điều kiện kinh nghiệm và thời điểm nộp hồ sơ. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp hạn chế việc phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ trong quá trình xử lý.

Căn cứ pháp lý: Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/08/2025 của Chính phủ. Nghị định có hiệu lực từ 07/08/2025 và thay thế các quy định về người lao động nước ngoài tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.

Những bài viết liên quan 

📌 GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG

📌 Giải đáp toàn diện về Giấy phép lao động (Work Permit) cho người nước ngoài năm 2026

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ DU LỊCH BẢO NGỌC VI SA

📍 Địa chỉ: 66/23 Ngô Chí Quốc, KP22, P. Tam Bình, TP. Hồ Chí Minh

☎ Hotline 1: 0933.186.186

☎ Hotline 2: 0979.928.673

🌐 Website: baongocvisa.com

Liên hệ ngay với Bảo Ngọc Visa để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ đăng ký Giấy Phép Lao Động nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất.